Por qué trabajar con varias versiones de documentos

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software-de-gestion-documental-versiones-documentosEn el mundo digital, la vida útil de un documento puede sufrir muchas modificaciones. Si en los documentos de papel se pueden encontrar tachones o notas, en el mundo digital no va a ser diferente. No obstante, sí es cierto que si en el mundo de los documentos no virtuales tendemos a sustituir documentos con más facilidad debido a los cambios y modificaciones, en el mundo virtual esto no es necesario.

 

Podemos realizar cambios en documentos de manera muy sencilla, incluso se pueden cambiar documentos en PDF. La cuestión es, ¿cómo informamos y tomamos conciencia de qué cambios se han producido, quién los ha hecho y cuándo los ha hecho? Es aquí donde juega una gran importancia el software de gestión de documentos.

 

¿Es importante trabajar con varias versiones de documentos?

 

Un documento puede tener varias versiones: antes de pasar por tal o cual persona, antes o después de entregarse a la administración o a contabilidad, después de recibirlo de parte de un proveedor… Los documentos van y vienen constantemente, haciendo que perdamos control sobre su integridad original.

 

Si alguien intenta engañarnos, manipulando un documento escaneado, o si alguien comete un error, es fácil que nos pueda pasar desapercibido. Por eso es de gran importancia que podamos identificar nuestros documentos y conocer sus diferentes versiones a través de un software de gestión documental.

 

Cuando disponemos del programa de gestión adecuado, tenemos la suerte de que aunque subamos un nuevo documento, el viejo no va a ser sustituido. Mantenemos una copia de seguridad que podremos restaurar cuando necesitemos. De esta forma, si por cualquier error tuviéramos que volver a la versión anterior del documento, no nos habríamos quedado sin él y podría estar disponible para los miembros del personal que tengan acceso al programa.

 

Tener varias versiones de los documentos es una cuestión también de redundancia de datos. Si un documento va a pasar por muchas modificaciones, volver a empezar desde cero con la primera versión del documento es poco conveniente. Nos llevaría mucho tiempo tener que volver a llevar a cabo todos los cambios que se han hecho. Por eso tener una versión del documento en sus diferentes fases nos permitirá recuperarlo en cualquier momento de su vida útil.

 

¿Estás trabajando con varias versiones de tus documentos, o sólo dispones de una? ¿Cómo las estás llevando a cabo, de forma manual o a través de un programa de gestión de documentos? Te invitamos a darnos tu opinión al respecto y dejarnos tus comentarios.

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